Leiðbeiningar um notkun á Innranet (Gagnasafn)

Einföld og skýr leiðbeining fyrir viðskiptavini um hvernig á að nota Gagnasafn.

1. Hvað er Gagnasafn?

Gagnasafn er svæði á Platform þar sem hægt er að skipuleggja, vista og birta skjöl fyrir starfsfólk eða aðra notendur.
Hægt er að setja inn hvaða tegund skjala sem er, t.d.:

• Leiðbeiningar
• Ferla- eða verklagslýsingar
• Eyðublöð
• Handbækur
• Símalista
• Reglur og stefnu fyrirtækisins
• Hvernig á að gera („how-to“) skjöl
• Önnur innri skjöl og gögn

Skjölin eru flokkuð í:

1. Aðalflokka (Main Categories)
2. Undirflokka (Subcategories)
3. Greinar (Articles) – sjálf skjölin eða efnið

2. Mikilvægt: Hvenær birtist flokkur á vefsíðunni?

✔ Flokkur birtist aðeins á forsíðu/framhlið ef hann inniheldur að minnsta kosti eina grein.

Ef flokkur er tómur:

• ✔ sést hann í stjórnborði (backend)
• ❌ sést hann ekki fyrir notendur á vefsíðunni

Sama á við um undirflokka:
Undirflokkur birtist aðeins ef grein hefur verið tengd við hann.

3. Greinar án flokka

Ef þú býrð til grein og:

❗ ekki velur neinn flokk,

þá mun kerfið sjálfkrafa setja greinina í flokkinn:

📂 Óflokkað (Uncategorized)

Þessi flokkur mun birtast á vefsíðunni ef hann inniheldur grein.

4. Hvernig á að búa til aðalflokk

1. Fara í: Backend > Gagnasafn > Flokkar
2. Fylla út nafn á nýjum flokki
3. Í „Parent Category“ – velja None
   (þetta tryggir að hann verði aðalflokkur)
4. Vista breytingar

5. Hvernig á að búa til undirflokk

Þú getur búið til margar undirflokka, jafnvel undir-undirflokka.

Undirflokkur (fyrsta stigs)

1. Fara í Gagnasafn > Flokkar
2. Skrifa heiti
3. Í „Parent Category“ – velja þann aðalflokk sem hann á að tilheyra
4. Vista

Undirflokkur undir öðrum undirflokki (annað stig og áfram)

Endurtaktu skrefin, en veldu undirflokk sem „Parent Category“.

6. Hvernig á að búa til grein

1. Fara í Gagnasafn > Öll Gagnasafn
2. Smella á Bæta við Gagnasafn
3. Skrifa:
• Titil
• Efni (texta, myndir, skjöl, eyðublöð o.fl.)
4. Hægra megin: Velja flokk eða undirflokk
5. Smella á Publish

7. Hvernig á að tengja grein við flokk eða undirflokk

Þegar þú býrð til eða breytir grein:

1. Finna „Categories“ gluggann hægra megin
2. Merkja við:
• Aðalflokk
  eða
• Undirflokk
3. Vista breytingar

⭐ Mikilvægt að skilja:

Ef grein er sett í undirflokk, þá sjá notendur hana með því að fara:

Aðalflokk → Undirflokk → Grein

Greinar í undirflokkum birtast ekki beint í aðalflokknum.

8. Hvað birtist á vefsíðunni (frontend)?

Notendur sjá aðeins:

✔ Aðalflokka sem innihalda greinar
✔ Undirflokka sem innihalda greinar
✔ Greinar sem hafa verið tengdar við flokk

Notendur sjá ekki:

✘ Tóma flokka
✘ Drög (unpublished articles)

9. Bestu vinnubrögð (mælt með)

✔ Haldið flokkun einfaldri og skýrri
✔ Búið ekki til tóma flokka
✔ Tengið allar greinar við viðeigandi flokk
✔ Forðist of margar stigskiptingar (of mörg „layers“)
✔ Þú getur endurraðað flokkun hvenær sem er

10. Lausn á algengum vandamálum

❓ „Flokkurinn minn sést ekki!“

✔ Hann er tómur → bættu við grein.

❓ „Grein mín er í Óflokkað.“

✔ Þú velur ekki flokk → farðu í greinina og merktu flokk.

❓ „Ég finn ekki greinina á aðalflokksíðunni.“

✔ Greinin er í undirflokki → opna þarf aðalflokk → undirflokk → grein.

11. Samantekt

• Þú getur búið til ótakmarkaða aðalflokka og undirflokka
• Flokkar birtast bara ef þeir innihalda greinar
• Greinar án flokka fara í Óflokkað
• Skipuleg flokkun gerir notendum auðveldara að finna skjöl
• Undirflokkagreinar birtast aðeins innan síns undirflokks